取引先や上司から差し入れを頂いた時、お礼のメールをどのように書けばいいか迷います。
差し入れのお礼メールは、感想を添えながら書くことで、より温かみのあるメッセージになりますよ♪
マナーのあるお礼メールを、すぐに送れたらとても好印象ですよね。
マナーがしっかり守られていることで、相手に安心感を持ってもらうことができ、今後の関係性もより良いものになります。
この記事では、差し入れのお礼メールのマナーや書き方のポイントを相手別の例文を交えながら紹介していきます。
相手によってはお礼メールだけでなく、お礼状も送った方がいい場合もあるので、注意が必要ですよ!
お礼状が必要な場合についても説明しているので、最後まで読んでみてくださいね。
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差し入れのお礼メールのポイントは感想とスピード!
差し入れのお礼メールを送る時のポイントは、感想を添えてすぐに送ることです。
お礼メールは書き方によっては、どこか形式的でありきたりな文章になってしまうことも。
そこで、あなたが差し入れを受け取った時の感想やエピソードが大事になるのです。
お礼メールに一気にあなたらしさが出て、より感謝の気持ちが伝わりやすくなりますよ♪
ここでは、差し入れのお礼メールを送る際のマナーについて詳しく解説していきます。
感想も添えることであなただけの文章になる
差し入れのお礼メールを送る際は、相手への感謝の気持ちと頂いた品物に対する感想を伝えるようにしましょう。
差し入れをくださった相手は、あなたに何か贈ろうと思い、時間を割いて喜んでもらえるものを選んでくれたのです。
まずは、そのようなお相手の心遣いに感謝の気持ちを伝えましょう。
感謝の気持ちを伝えるだけでは、ありきたりで形式的な文章になってしまい、どこか冷たい印象を与えてしまいます。
差し入れのメールを送る時には、頂いたものに対する感想も添えることで、より温かみのあるお礼文にすることができるのです。
「おいしかった」「職場の同僚も喜んでいた」「季節を感じた」など、具体的な感想を伝えると喜ばれますよ!
贈り物を送ったけど、実際に気に入ってもらえたかどうか気になることってありますよね。
そんな時に、気に入った様子や喜びの気持ちを想像できるようなお礼メールをもらうと、一安心するものです。
相手に、贈ってよかったと思ってもらえるよう、自分の言葉で贈り物に対する感想を書き添えることが大切です。
差し入れをくださった相手への感謝と差し入れに対する感想を自分の言葉で綴りましょう。
お礼メールは遅くても翌日までに送る
差し入れを頂いた時は、なるべく早くお礼の気持ちを伝えるのがマナーです。
受け取ったら当日、もしくは翌日までにお礼を伝えるようにしましょう。
お礼メールをいつまでに送らないといけないという正確なマナーはありません。
しかし、相手側にその出来事の余韻が残っているうちに送った方が、こちらの感謝の気持ちもより響きます。
気づいたら日数が経っていた時はどうすればいいですか?
他の業務がたまっていて後回しにしたまま忘れていたり、書き方に迷ったり…
日頃書き慣れていないとスマートに返信できるものではありません。
もしお礼を伝えるのを忘れていたり、遅くなったりした時は、必ず遅くなってしまったことへのお詫びの気持ちも伝えましょう。
お礼のメールが遅くなったからといって、そのまま何もしないのは絶対にNGです！
遅くなってしまった場合は、メールの冒頭にお詫びの言葉を添えると印象がよくなりますよ!
相手によっては、メールだけでなく電話できちんと言葉にして伝えるようにしましょう。
お礼が遅くなってしまった時の連絡は気が重くなってしまいますが、素直に謝罪をすれば、相手は許してくれるものです。
差し入れに限らず、頂きものをした時はすぐに感謝の気持ちを示すことを習慣づけておきたいですね。
メールを送る時間帯は就業時間中がベスト!
差し入れのお礼メールを送る相手が上司や社外の人である場合はメールを送る時間帯にも注意が必要です。
基本的にメールは就業時間中に送るのがマナーであるとされています。
夜の遅い時間帯や深夜から早朝にかけての時間帯にメールを送ることは、ビジネス的にはマナー違反とされています。
また、休日のメールも相手のプライベートを邪魔してしまう可能性があるので避けましょう。
就業時間以外のメールは相手を不快にさせてしまい、お礼のメールが逆効果になってしまいます。
細かいことかもしれませんが、感謝の気持ちをきちんと伝えるためにも小さな気遣いができるといいですね。
社外の取引先や目上の方にはお礼状も送るのがマナー
会社内の上司・先輩・同僚なら、メールと口頭で感謝の意を伝えれば十分です。
ですが、あくまでメールは略式なので、社外の取引先や目上の方には、はがきや封書でお礼状を送るのがマナーとされています。
メールだけでは失礼だと思われるので、注意しましょうね!
先にメールで感謝の気持ちを伝えておき、早めにはがきや封書でもお礼状を出すようにしましょう。
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ただし送料がかかってしまうので注意しましょう。
1枚から注文できることや、はがきの準備や、デザインを考える手間もなくなることを考えると、送料込みでもお手頃ですよ!
差し入れのお礼メールの件名は見ただけで分かるものに
差し入れのお礼メールの件名は、パッと見ただけで内容が分かるようにしましょう。
差し入れに対するお礼の気持ちを簡潔に明確に言葉にすることがポイントです。
仕事中は大量のメールをやり取りするので、件名を見ただけで内容が分かることが相手への配慮になります。
次に件名の例を挙げているので参考にしてみてください。
- 差し入れの御礼
- 〇〇の御礼
- 御恵与の御礼
- 御恵与頂きありがとうございました
このように、簡潔に表現することで、差し入れのお礼の件でメールをくれたのだと、すぐに相手に伝わりますね。
「御恵与」という言葉はより相手に敬意を払いたい場合に使える、かしこまった表現です。
「御恵贈」は宅配で贈ってきたものを表し、直接手渡しで頂いた場合は「御恵与」という言い方をします。
相手に合わせて件名も使い分けることで、お礼の気持ちが伝わりやすくなりますよ。
差し入れのお礼メールの書き方を例文つきで紹介
差し入れのお礼メールは次のような4つの構成で書き進めると読みやすくなります。
- 冒頭の挨拶
- お礼の言葉
- 本文
- 結びの挨拶
メールの書き出しのマナーでは、いきなり本題を書き出すのは失礼とされています。
差し入れのお礼メールを送る場合もまずは挨拶文から入りましょう。
冒頭の挨拶が終わったら、まず伝えるのはお礼の言葉です。
差し入れを頂いたことに対する感謝を述べましょう。
何に対するお礼なのかも明記するといいですね。
その後の本文で、贈り物に対する具体的な感想を書きます。
冒頭の挨拶文はどうしても定型文になってしまいありきたりな感じになるので、本文は形式的にならないように注意が必要です。
本文の感想でお礼メールに個性を出すことができますよ!
本文にその時の場面やエピソードを交えることで、その人だけに対する特別感のあるお礼メールにすることができます。
そして最後に、結びの挨拶を添えるのを忘れないようにしましょう。
差し入れのお礼メールを送る時は、相手の立場に合わせて、失礼のないよう言葉を選ぶことも大事です。
次は、相手別にどのようにお礼文を書けばいいのか、紹介していきたいと思います。
上司や先輩には堅くなりすぎない文章を意識する
感謝の気持ちを伝える文章では、あまり堅い表現を使いすぎず、少し柔らかさを出した表現を心がけるといいです。
親しい上司や先輩に対して、あまり堅苦しい言葉を使いすぎると、相手が違和感を持ってしまう場合があります。
メールの本文には、次のような例文がおすすめです。
上司へのお礼メールの例文
この度はお忙しい中、お心遣いを頂き、ありがとうございました。
名産の〇〇は普段食べるものとは比べものにならないほどで、部内で美味しく頂きました。
先輩へのお礼メールの例文
先日は差し入れを頂き、ありがとうございました。
とても上品なお味の〇〇で、チームのみんなで美味しく頂きました。
差し入れの味の感想や、誰と分け合ったかなどのエピソードを入れると、親しみのある文章になりますね。
社外の方や目上の方にはより丁寧な言葉を選ぶ
取引先の方や目上の方に対してお礼のメールを送る時は、失礼がないよう、慎重にそれ相応の言葉を選ぶ必要があります。
冒頭の挨拶は、「いつもお世話になっております」などの定型文を使うといいでしょう。
さらに敬意を払いたい相手の場合は、次のような挨拶文を使うとより丁寧になりますよ。
取引先や目上の方への冒頭挨拶の例①
いつも大変お世話になっております。
先日は、お忙しい中お越しくださりありがとうございました。
取引先や目上の方への冒頭挨拶の例②
常日頃大変お世話になっております。
本日はお忙しいところ、○○の件でお時間を割いて頂き、ありがとうございました。
「お世話になっております」といった一文だけの挨拶文よりグッと丁寧な印象を与えますね。
感謝の気持ちを伝える文章も「心よりお礼申し上げます」などのフレーズを使うとよりフォーマルな文章表現になります。
感想やエピソードを交えつつも、その前後ではより丁寧な言い回しで感謝を伝えることを意識しましょう!
次の例文を参考にして、自分の感想やエピソードを書いてみてくださいね。
取引先や目上の方へのお礼文の例①
お土産のお菓子まで頂戴いたしまして、心よりお礼申し上げます。
早速ながら、部内で美味しく頂きました。特に、女子社員に大好評で、瞬く間になくなってしまいました。
日頃よりの心のこもったお気遣いに感謝申し上げます。
取引先や目上の方へのお礼文の例②
この度は、差し入れを頂戴しましてありがとうございます。
お心遣いに恐縮しつつも、早速みんなで美味しく頂きました。〇〇様から頂くお品は、社内でもいつも大人気です。
いつもながらお心遣い、誠にありがとうございます。
差し入れのお礼はメール以外にラインもあり!
ラインは手軽なコミュニケーションツールとして主流になっています。
職場の同僚や先輩、上司ともラインの連絡先を交換していることも多いのではないでしょうか。
親しい先輩にお礼をメールで送るのはちょっとかしこまりすぎかしら?
フランクな関係の相手であれば、メールではなくラインで差し入れのお礼をしてもいいでしょう。
差し入れのお礼をラインでする場合も、きちんと文面にすることが大切です。
次の例文を参考にしてみてください。
ラインでお礼をする場合の例文①
〇〇先輩 お疲れさまです。
差し入れをありがとうございます。
早速チームのみんなで頂きました。とても美味しかったです!
これを食べてまた、頑張ります!
ラインでお礼をする場合の例文②
お久しぶりです。
差し入れを送って頂きありがとうございます。同僚たちが喜んで食べていました。また食事に行った時にゆっくり話を聞かせてください。
ラインでのお礼も基本的にはメールと同じで、感想やエピソードを取り入れつつ、感謝の言葉を伝えるのがいいですね。
簡単でもいいので、文章にすることで印象も良くなりますよ。
ラインでも自分の名前って必要なの?
日頃、ラインで自分の名前を名乗ることはほとんどありませんが、ビジネスにおけるお礼のラインの場合は、はじめに名乗るようにしましょう。
本来はメールでお礼をするものなので、メールに近い形式で送ることを意識するのがポイントです!
ラインでお礼をする場合でも、最低限のマナーは守りましょう。
まとめ
- 差し入れをもらったらできるだけ早く、翌日までにお礼のメールを送るのがよい
- お礼のメールには感謝の気持ちだけでなく、差し入れの具体的な感想も添えると温かみを感じられる文章にできる
- お礼のメールは、相手に失礼のないように就業時間内に送る
- 相手や状況によってはメールだけでなく、お礼状を送るのがよい
- お礼メールは4つの構成で書き、本文に具体的なエピソードやその時の場面を書くことで、特別感のあるお礼文になる
- 親しい上司や先輩には堅苦しい言葉を使いすぎると、相手が違和感を持つ場合があるので柔らかい表現を心がける
- 取引先の方や目上の方に対して送る場合は、失礼のないよう、より敬意を払った言葉を選ぶ必要がある
- メールの件名は、相手が分かりやすいような明確で簡潔なものにする
- 相手との関係性によってはメールではなくラインでお礼メッセージを送ってもよいが、メールと同様のマナーを意識する
差し入れのお礼メールを送る機会はあまりないからこそ、定型文や構成をストックしておくと、急に必要になった時に便利です。
例文を参考に、贈ってよかったと感じてもらえるような気持ちの伝わるメッセージをお送りしましょう。
また、社外の方や目上の方には、お礼状も送ると印象がよくなるので、併せて送るのがおすすめですよ♪
オリジナルのお礼状で感謝の気持ちを伝えてみませんか?
お礼文を考えるだけでおしゃれなお礼状を作成してくれるので、手軽にできて相手にもとても喜ばれますよ!
差し入れのお礼以外にも様々なシーンで使えるので、ぜひ一度お試しください。
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